Prozessoptimierung

Effizienzpotenziale – beinahe jeder Finanzdienstleister verfügt über diese

Erfahrungsgemäß lassen sich in Banken, Versicherungen und Finanzdienstleistern Effizienzpotenziale heben. Zentrale Fragestellungen, denen sich diese Unternehmen stellen sollten, lauten:

• Welches sind die zentralen Effizienzhebel im Prozess?
• Wie lassen sich Durchlaufzeiten reduzieren?
• Welche Ansatzpunkte bieten sich im Prozess zur Fehlerreduzierung und Qualitätssteigerung?
• Wie laufen die Prozess im Unternehmen tatsächlich ab?

Die Ursachen ineffizienter Arbeitsabläufe sind vielfältiger Natur:

• Schnelles (organisches) Wachstum, ohne die Skalierbarkeit der Prozesse zu gewährleisten
• Unzureichend verarbeitete Strukturveränderungen und Fusionen der Vergangenheit
• Unzureichende Konkretisierung unternehmensstrategischer Ziele in operative Ziele für Führungskräfte und Mitarbeiter 
• Keine festen Strukturen, unklare beziehungsweise fehlende Prozessbeschreibungen, keine eindeutigen Verantwortlichkeiten, eine Vielzahl manueller Tätigkeiten und eine unzureichende Unterstützung der Mitarbeiter im Arbeitsablauf

Typische Folgen sind Medienbrüche, Durchführung unnötiger Tätigkeiten, Doppelarbeiten, Schnittstellenprobleme, um nur einige Beispiel zu nennen. Insgesamt beeinträchtigen diese Nachteile massiv die Wettbewerbsfähigkeit vieler Banken

Unser Beratungsansatz basiert auf den folgenden zentralen Erfolgsfaktoren:

Fokus auf die wesentlichen Hebel

Erfahrungsgemäß kann bereits vor Projektbeginn durch Verständnis der Branche und Erfahrungen anderer Häuser ein konkreter Hypothesenkatalog für wesentliche Hebel erstellt werden. Dieser kann durch die Spezifika der Organisation erweitert werden und so die Projektarbeit erheblich fokussieren, ohne mit vorgefertigten Meinungen mögliche weitere Hebel auszuschließen.

Umfassende Projekt- und Branchenerfahrung

Kienbaum Management Consultants hat sich in den vergangenen Jahren mit herausragenden und erfahrenen Strategie-Beratern sowie der traditionell starken HR-Kompetenz im Haus eine Expertise in der Financial Service Industrie aufgebaut, die am Markt einzigartig ist. Daher bringen wird Brancheninsights, Benchmarks sowie fundierte Kenntnis der Märkte in unsere Beratungsprojekte mit ein.

Berücksichtigung der spezifischen Kundenorganisation

Die Optimierung der Prozesse ist im Kontext der Organisation zu betrachten. So wirkt eine Prozess-optimierung auf die Gestaltung der IT-Strukturen über die Anreizstrukturen bis hin zu den Organisationsstrukturen. Eine partiale Optimierung der Prozesse sollte deshalb zu Gunsten einer integrierten Betrachtungsweise vermieden werden. Unser Beratungsansatz bezieht sämtliche relevanten Dimensionen Ihres Unternehmens bei der Steigerung der Prozesseffizienz mit ein.

Kooperative Einbindung der Mitarbeiter

Maßnahmen zur Effizienzsteigerung führen bei Mitarbeitern vielfach zu Verunsicherungen, Ängsten vor neuen Aufgabengebieten, Bedenken bezüglich Veränderungen von Verantwortlichkeiten, um nur einige Beispiele zu nennen. Essenziell für den Erfolg einer Prozessoptimierung ist es daher, die Mitarbeiter bei der Erarbeitung optimierter Prozesse aktiv mit einzubinden. Insbesondere für die Umsetzung und somit Realisierung der Optimierungspotenziale ist das Motivieren der betroffenen Mitarbeiter erfolgskritisch.

Umsetzungsorientierung

Effizienzpotenziale werden erst erzielt, wenn die Optimierungsmaßnahmen in die Realität umgesetzt werden. Das Augenmerk unseres Beratungsansatzes liegt daher stets auf der Umsetzbarkeit der entwickelten Maßnahmen bereits in der Konzeption

Unser Ansatz zur Prozessoptimierung basiert auf  folgenden fünf Phasen:

1. Prozessmodellierung und Prozessdokumentation

Voraussetzung einer Prozessoptimierung ist die Erfassung der Prozesse, das heißt die Tätigkeiten, Verantwortlichkeiten sowie die in den Prozessen verwendeten konventionellen als auch elektronischen Hilfsmittel sind aufzunehmen. Entscheidend ist die adäquate Detailebene. Erfahrungsgemäß ist eine übermäßige Detaillierung für die eigentliche Optimierung nicht sinnvoll, kann jedoch zu Dokumentations-zwecken notwendig sein. Die Modellierung der Prozesse basiert auf folgenden beiden Säulen: Einerseits ist eine strukturierte Erfassung von Prozessen und Systemen, wie sie wirklich gelebt werden, notwendig, andererseits ist ein Verständnis der wesentlichen Treiber und Restriktionen des jeweiligen Geschäftsbereich erforderlich.

2. Bestimmung der Key Performance Indicators (KPIs)

Die Optimierung der Prozesse sollte zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen. Dies bedeutet, dass auf Basis der Unternehmensziele die zentralen KPIs zu konkretisieren sind. Diese dienen als Orientierungsrahmen der Gestaltung der Prozesse und Organisation und sind somit Grundlage der Ableitung von Optimierungsmaßnahmen.

3. Prozessanalyse und Entwicklung von Optimierungsmaßnahmen

Die Formulierung von Ansatzpunkten zur Prozessoptimierung basiert auf mehreren Pfeilern: Zunächst wird auf Mitarbeiter und deren Know-how zurückgegriffen. Häufig verfügen Mitarbeiter bereits über zahlreiche Ideen zur Optimierung der Arbeitsabläufe. Weiterhin erfolgt eine systematische Analyse der erhobenen Prozesse. Hierbei werden unklare Verantwortlichkeiten und Doppelarbeiten ersichtlich und entsprechende Maßnahmen abgeleitet. Flankierend werden Benchmarks aus der Branchen- und Projekterfahrung von Kienbaum einbezogen.

4. Entwicklung eines Optimierungskonzepts

Neben der Identifizierung von Optimierungsmaßnahmen sind diese einer Bewertung zu unterziehen. Dadurch wird sichergestellt, dass zunächst Maßnahmen mit einer möglichst großen Wirkung auf die Prozesseffizienz realisiert werden. Basierend auf der Bewertung der einzelnen Maßnahmen wird ein Optimierungskonzept erstellt, samt priorisierten Maßnahmen zur Steigerung von Prozesseffizienz.

5. Realisationskonzept und Umsetzungsplanung

Die Umsetzung des Optimierungskonzepts bedarf der Quantifizierung des Ressourcenbedarfs. Für jede Optimierungsmaßnahme werden in Zusammenarbeit mit unserem Kunden die voraussichtlich benötigten Ressourcen abgeschätzt. Unter Berücksichtigung von Abhängigkeiten zwischen den Ressourcen resultiert ein Realisationskonzept / Projektplan zur Realisierung des Effizienzpotenzials.